学生档案管理是学校教育与管理的重要组成部分。学校学生的档案是学生从入学到毕业期间参加学校和社会各项活动的真实记录，将直接影响到学生就业、调动、入党、晋升、评定职称以及公务员考试等。学生档案作为学生工作的一项重要内容，无论对学生个人还是对学校和社会均具有重要价值，同时，它还体现着学生综合管理的水平。机电系高度重视学生档案管理工作，竭力做好学生档案的“四化”建设工作。
1、规范化建设：学生档案将实行集中统一管理，明确责任，杜绝在学生档案管理各环节上出现漏洞和工作失误。新生报到时必须及时收缴新生自带的本人高中段学籍档案，个别同学入学时没带的，催其本人采取措施到高中所在学校索取并限期上交，所有档案需经学生本人核对后签字认定。档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定和提供使用，并保证学生档案中的各项内容、各种数据的准确性。
2、制度化建设：健全学生档案管理和使用制度，按照国家有关规定做好档案保管场地的保密、防火、防盗等措施。因工作需要借阅学生档案的必须经系主管领导批准，并履行正常的借阅登记手续，并在规定时间内返还学生档案。每一学期将学生的奖惩、学生日常行为表现等材料及时整理并归档。
3、信息化建设：在纸质档案基础上逐步实现数据库管理的智能化。对现有学生档案的各项内容以数据库的形式进行统计和管理，大大方便了学生工作干部对学生的档案管理。
4、科学化建设：归档内容兼顾全面性和个体性。为充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，机电工程系专门印制了《学生学期综合管理登记表》，重新完善了《机电工程系学生党员考核表》以及《机电工程系学生会干部任期工作考察鉴定表》等一系列反映大学生综合素质的表格。这些档案的建立，对促进大学生全面成才和对大学生思想政治教育工作的全面评价具有重要意义。（作者：谢清勇 责编：许志伟）
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