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关于收集2023届毕业生声像材料归档的通知
  • 发布时间:2023-06-08

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各学院(部):

根据学校档案工作统一要求,为做好校区2023届毕业生声像档案材料的归档工作,现将有关事宜通知如下。

一、归档范围

(一)毕业生照片及名单

1.本科、研究生毕业生各班级合影照片,毕业生党员合影照片,未参加合影学生的两寸彩色照片。

2.各班级合影人员名单、获得学位人员名单各1份(具体格式见附件1、2)。

(二)光盘

毕业生合影、合影人员名单、学位授予仪式照片、获得学位人员名单、未参加合影学生的两寸正面免冠彩色照片,以上材料电子版以班级为单位建立文件夹,刻入一张光盘。

二、归档要求

(一)毕业生照片及名单

1.照片需冲洗,不能打印。

2.照片规格:6*10寸(25.4cm×15.2cm),不压膜;照片正上方应有学院(系、部)、届、专业、班级、摄制时间等信息,例:山东科大安全与工程学院2023届安全工程2019-1班毕业合影;照片下方应有对应人员名单。

3.纸质人员名单要与照片人员名单一致,在每张照片所附的纸质名单中,教师名字下划线标注。

4.对因故未参加毕业合影照的学生,收集其两寸正面免冠彩色照片一张,照片背面注明专业、班级、姓名,若有重名学生在名字后面标注籍贯,并将电子照片一并刻入光盘归档,照片以学生班级与姓名命名,格式为jpg。

(二)光盘

1.归档的光盘质地良好,刻入光盘时不要将照片压缩保存。光盘一套装方形光盘盒保存。

2.在光盘盒上贴上标签,标明:××学院2023届毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。

3.刻入光盘时以班级为单位制成若干个文件夹,每个文件夹中要包含毕业生照片(包括未参加毕业合影学生二寸照片)及相应名单、授予学位仪式照片及相应名单。学位授予仪式照片以该毕业生的班级和姓名命名,格式为jpg,本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

三、时间安排

请各学院(部)高度重视毕业生材料归档工作,认真做好上述归档材料的收集、整理工作,于2023年6月23日前交校区党政办公室档案室。

联系人:胡永芳3076378

附件:

1.山东科大XX学院2023届XX专业XX-X班毕业生合影人员名单

2.山东科大XX学院2023届XX专业XX-X班获得学位人员名单

泰安校区党政办公室

2023年6月6日   

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