三大提升工程的目标提出后，如何提升学生管理水平，成为学团部门管理者思考的一个重点。近期，经过多方调研、精心谋划，他们将目光转向了信息化，具体的做法就是利用 “学生管理工作信息化平台”试点，探索管理方式的扁平化。
快捷的请假
马剑是“学生管理工作信息化平台”试点单位信息系的一名学生，他向记者演示了这个系统的操作过程。管理系统分为学生基本信息、学生请假、一日常规、学生考勤、成绩查询、综合测评、评优信息、处分信息、勤工助学、贫困认定、奖助学金、科技创新、就业档案、社团信息管理等模块。马剑点击“学生请假”按钮，在弹出窗口中输入了自己请假的理由、请假时间。“信息提交后，辅导员如果在线，会立即看到请求信息，如果不在线，也会在手机上收到这条信息。批准与否的信息也会第一时间发送到我的电脑或手机上来。我可以直接打印假条，也可以先去办事，回头打印假条。”
据研发团队发起人、信息系党总支副书记朱景星介绍，管理平台会根据校区管理规定，结合请假时长自动决定信息流的走向。“比如请假三天，信息流会转到团总支书记处批准，一周，则会转到系领导处批准。”
记者看到，这个管理系统的功能非常强大，它对学生、辅导员、任课教师、管理干部等不同的用户有着不同的操作界面和不同的授权。据一位研发人员介绍：“系统能全面了解学生奖惩、成绩、科研、工作、考勤、贫困生、就业等各方面信息，实现了辅导员、任课教师、学生、学生组织之间的快捷沟通，将复杂、缓慢的日常工作流程转化为了快捷的信息流，达到了以时间换空间的目的，大大提高了我们管理工作的效率。”他向记者举了一个例子，前一段时间，有个学生急病昏迷住院，需要其家长的联系方式。传统的流程是找到辅导员，回办公室通过纸质档案查找家长的电话。现在则是通过手机登录系统，几秒钟的时间，就查到了其家长的电话。
两千元到三十万
据介绍，“学生管理工作信息化平台”与刚开发时相比有了很大不同，现在已经具备了比较完善的信息管理功能。
产生开发这个系统的念头最早是在2007年，当时朱景星还在团委工作。人少、管理任务重几乎是校区所有管理部门面临的共同特点。“那时，忙头顾不了脚，还经常出现信息丢失的情况，于是，就想着能不能开发一个信息管理系统。虽然领导很支持，但由于没有研发人员，事儿就搁下来了。”
2009年，朱景星调到信息系工作，在学团部门的安排下，他借助信息系的资源，组织团队开始了系统的研发工作。“一开始是单机版，后来想弄网络版，就花了2000多元买了一个二手的刀片式服务器。但，由于经费不足，网络版一直没有取得突破。”2010年的一天，在与联通的一位业务经理聊天时，研发人员谈到了这个系统。那位业务经理立即对这个系统产生了兴趣。经过多次接触，双方正式确定了由联通提供硬件设备、双方共同开发系统的合作模式。目前，系统的各项投入费用已经达到三十多万元。“前期的工作是很艰苦的，大大小小至少开了几十次会议，光需求报告最后都形成了一本书，研发人员加班到深夜更是家常便饭。”
如今的“学生管理工作信息化平台”已经获了校区内外的充分认可。2011年，系统获校区“521工程项目”立项支持。近期，系统顺利通过山东省科技厅的科技成果鉴定，鉴定结果为“国内具有创造性和先进性的一项科技成果”，同时，系统获国家版权局批准的计算机软件著作权。
不断提升
据学生处处长宋传文介绍，利用网络手段提升管理水平，实现管理的扁平化，是当前高校学生管理模式的发展趋势。而使用该系统可以完成从传统层级式管理模式向扁平化管理模式的转变。目前，该系统已经产生了较好的社会效应和推广价值。山东农业大学、山东大学、莱芜职业学院、山东财经大学东方学院等高校先后来校区交流学习，借鉴学生工作信息化管理系统的先进的经验和做法。
然而，向扁平化模式转变，并不是一个简单的活动，而是一个复杂的极富创造性的过程，它不仅体现在管理工作的方方面面，而且还表现为反复提升和不断完善。
“根据校区管理提升工程的要求，这个过程将会一直持续下去。”宋传文说。
据介绍，目前，学团管理部门正在思考一个辅导员工作量化的指标体系，并与这个管理平台结合起来，使之向全面管理延伸。“辅导员将自己的工作记录按时输入系统，作好数据维护工作，系统就可以全面及时反映辅导员的工作情况。比如，对于一个主题教育活动，通过查阅主题班会记录等方式，就可以很清楚地了解到辅导员的工作情况。”
他们还有另外一个想法，下一步，应该利用这个系统，在管理的基础上，进一步完善对学生教育功能。
宋传文表示，学生管理工作信息化平台，提升了学生管理工作水平，又改进了学生工作的理念和方法，其教育效果也将越来越好。“我们现在的安排是结合专业优势，把信息系作为校区（学院）学生管理工作信息化平台建设的试点单位。试点成功后，这个系统将在全校区推广应用。”（文：雪起）
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