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接待工作程序


发布时间:2013-12-05 点击:980

一、接待准备工作

1.接到来客通知时,首先了解清楚来客的单位、姓名、身份、性别、民族等基本情况;了解来客的目的和要求;弄清来客抵达具体时间和所乘车次或航班。

2.拟订接待方案送主任审阅。

3.按主任意见做好接待准备工作,一般客人由工作人员直接作出安排。重要客人、考察组、视察团、英模报告团等要制定接待方案,在汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排等方面,提出具体意见,报有关领导批准。

4.按领导批示意见或接待方案,安排好接站和客人食宿;落实好汇报单位和汇报地点。

二、客人到达后的服务工作

1.迎接。根据不同情况或接待方案的要求,接待人员提前到达宾馆或车站、机场迎接客人。对重要客人,接待人员要陪同领导前往迎接。

2.安排食宿。来客到达宾馆后,如有领导迎候,接待人员要将客主介绍给对方,然后按事先确定的住宿方案将来客依次引入房间,让客人休息。再与来客的工作人员一起安排伙食等。

3.商议活动日程。食宿安排就绪后,接待人员要向客人进一步了解前来的意图和要求,商议具体活动日程,然后逐项落实。

4.安排领导同志看望。如需陪餐或宴请,要提前安排妥当。

5.组织好客人的各项活动。听取汇报,要事先安排好汇报人员、汇报内容和时间地点:参观游览,要落实好用车和陪同人员及介绍人员等。

三、客人离去的收尾工作

1.为客人订购返程的车、机票,并送到客人手中,或为客人租用返程车辆。

2.协助客人按规定结算食宿等费用。

3.安排送客的车辆,并由接待人员将客人送至车站、或机场等。如属重要客人,安排领导人前往送行。

4.电话或电报通知来客单位或客人要到达的地方,客人何时乘何车、机班次离开,以便对方接站。

5.做好接待工作记录。

 


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