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档案保管和借阅制度


发布时间:2016-04-08 点击:1467

山东科技大学档案保管制度

 

    一、档案保管要贯彻“以防为主,防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房、橱具和切实可行的档案“九防”(防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染)措施。

    二、库房内橱具排列要整齐一致,横竖成行。应按要求编号,档案要分全宗、分类别从左到右规范上架,柜内从上到下排列。

    三、库房内严禁吸烟,严禁放置易燃、易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品,做到专室专用。

    四、要保持档案库房的清洁卫生,定期检查,进行杀虫灭菌处理,按时记录并调控库房内温湿度,温度要控制在1424之间,相对湿度应控制在4560%之间。

    五、对库存档案要定期进行检查、核对,做到帐、物相符。对字迹褪变、破损的档案,应及时进行修裱和复制。

    六、提高安全保密意识,每天进行库房安全检查并做好记录。出入库房要注意关门落锁,下班前要将门窗、电源等全部关闭。

七、要建立全宗卷(内容主要有立卷说明、全宗介绍、分类方案、检查记录、交接凭证等),以便于对全宗内档案的管理。

 

二○一○年七月十六日

 

 

山东科技大学档案查借阅制度

 

    一、凡向学校档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。

    二、凡需利用学校档案馆尚未开放的档案,须持单位介绍信、本人身份证或工作证等有效证件,办理审批手续后,方可利用。

    (一)本校人员利用党政类保密档案或非本部门形成的未公开的档案,须经归档部门负责人批准。

    (二)本校人员查阅科技保密档案,须经科研处负责人批准;查阅限制利用的他人的科技类档案,须经课题负责人同意。

    (三)本校人员查阅财会档案,须经归档部门负责人同意并由相关的财会人员陪同。

    (四)外单位人员需要利用上述档案,除按以上规定办理外,还须经校长办公室主任(档案馆馆长)批准。

    三、查阅者一般应在档案馆内查阅。确需借出者,应严格履行借阅手续,并自觉遵守借阅时间规定,按期归还。一般档案借阅时间不超过两周,重要档案须当日归还;如遇节假日,档案应送回档案馆保管。凡需延期使用者,要办理续借手续。不得将档案转借他人。保密档案一律不予外借。

    四、查阅者必须爱护档案,不准拆卷、抽页、剪裁,不准删改、圈点或勾画档案内容,只准查阅自己需要的部分,不准随意翻阅其它部分的内容。要对档案的安全和保密负责,不得失密、泄密。

    五、严禁擅自复制或摘抄档案。需要复制已开放档案的,由档案工作人员负责办理。档案复制件应妥善保管,用完及时销毁。凡需要摘抄或复制未公开档案的,须经有关领导批准。密件不准复制。

    六、凡查借阅档案者,应填写《档案利用登记表》及《档案利用效果登记表》,以便做好档案利用统计和管理工作。

    七、未经批准,任何单位和个人无权公布档案内容。

 

二○一○年七月十六日

 


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