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收文处理程序


发布时间:2013-12-05 点击:1069

凡上级发至本单位的所有公文文件、材料等,统称收文。收文处理包括:签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。

一、签收。收到来文,首先要看清是否属于本单位收文,然后清点,核实来文数量、封皮编号与投递是否相符,检查文件装封是否破散,密封条是否被拆等情况,检查无误后,方可签字、盖章、注时。

二、拆封。上级来文,均由文件专管人员拆封,其他人员不得拆封。写明某个部门或个人亲收的文件,应登记后转送有关部门或个人签收。

三、核对。文件拆封后,要对照发文通知单核对文件种类和份数。有回执的,在回执单上签字,盖章后,退回发文单位。同时,检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错,发现问题及时想发文单问查询,予以弥补。

四、登记。将收到的文件按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、书皮编号等逐项进行登记。

五、拟办。收文登记后,要填写〈公文处理单〉,并提出拟办意见。为方便领导批办,可将本文提出的或与本文有关的文件资料附在本文之后,供领导参阅。

六、批阅。上级来文由党政办公室负责同志批阅。批文时要认真阅文,弄懂弄清文件要求,并提出处理意见。需办理件,要写清承办单位、承办要求、承办时限等;需阅知件,要提出阅知范围;需传达件,要提出传达范围和时间;需复印件,要提出翻印份数和发放范围等;最后要签名、注时。

七、分办。需要办理的文件,要按批办意见,分送有关部门或承办人员办理。

八、传阅。需要传阅的文件,要按批示意见传阅。传阅中,应先送主要领导和分管领导阅:各部门间安排主管部门先看。领导同志阅文后要签字、注时。如有阅批意见,要按领导同志的意见,做好补办工作。文件传阅前,要认真登记,阅完后进行检查,随时掌握文件的去向o

九、承办。承办单位接到需办文件后,要认真及时办理,急件随到随办。需两个以上单位承办的文件,主办单位要主动会同有关单位协商办理,并负责回复办理结果。

十、催办。对需送有关部门办理的重要文件,要定期或跟踪进行督促检查,并做好催办记录,办完后要向分管领导和办公室负责同志反馈结果。

十一、注结。文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结,注明办理日期,并简要写明办理结果。

十二、归卷。将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应的文件分类盒内,以备查考。

十三、清退。接到文件清退通知以后,要按规定的清退范围和清退时间,填写清退表,到所在地党政机关文管部门进行清退。清退中发现文件短缺,要认真组织找查,并及时向上级主管部门汇报。

十四、立卷。把对本单位工作有查考价值的上级文件、材料收集齐全,按文书立卷有关规定整理成案卷,并填写案卷目录。

十五、归挡。将立好的案卷向校综合档案室移交,移交时应履行审定、交接手续。

十六、销毁。没有存档价值的文件以及其他材料,经鉴定、批准后,可进行销毁,销毁秘密文件,要由专人(两人以上)到指定的造纸厂鉴销,严禁向废品收购部门或个人出售。

 


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